Schulungsdatenbank

In vielen Branchen ist es heute erforderlich, alle Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vollständig zu dokumentieren.
Dabei gibt es je nach Branche oft konkrete Anforderungen an regelmäßig durchzuführende Pflichtschulungen. Aber auch alle weiteren internen und externen Schulungen und Fortbildungsmaßnahmen sollen erfasst werden.

Diese relationale Schulungsdatenbank auf Access-Basis unterstützt:


die effektive Verwaltung von Arbeitsanweisungen (SOPs) und anderen Unterlagen bzw. Dokumenten
die Versionsverfolgung von Vorgabedokumenten (Arbeits- und Verfahrensanweisungen) im Rahmen des Qualitätsmanagements
rasche und sichere Planung und Verwaltung interner Schulungen


Der Screenshot zeigt den zentralen Auswahldialog der Anwendung, aus dem heraus alle Funktionen der Datenbank durch Klicken der entsprechenden Schaltfläche aufgerufen werden können.

Interne Schulungen werden immer erforderlich, wenn


Arbeits- und Verfahrensanweisungen neu erstellt oder aktualisiert werden und
wenn ein Zeitintervall abgelaufen ist, innerhalb dessen bestimmte Basisschulungen wiederholt werden müssen (z. B. jährlich Arbeitssicherheit und Datenschutz).

Der folgende Screenshot zeigt das Formular zur Erfassung und Verwaltung von Schulungen:



Die Datenbank wurde nach den strengen GMP-Maßstäben der pharmazeutischen Industrie entwickelt und geprüft. Durch die gemeinsame Verwaltung von Arbeitsanweisungen und Schulungen wird eine redundante Datenhaltung vermieden. Das spart Arbeitszeit und vermeidet Inkonsistenzen. Effektive Auswertungen ermöglichen einen raschen überblick über Dokumente und Schulungen, Personen und deren Rollen (Aufgabengebiete).
Ein "Aufgabengebiet" bzw. eine Rolle kann ein fester Arbeitsplatz (z. B. in der Verwaltung oder an einer Produktionslinie), eine zeitweilige Mitgliedschaft in einem Projektteam oder eine Zusatzfunktion wie z. B. "Sicherheitsbeauftragter" sein.
Durch das Datenmodell ist gewährleistet, dass zu jedem Zeitpunkt ermittelt werden kann, welcher Schulungsbedarf besteht und welche Dokumente zur überarbeitung anstehen. Der komplette Workflow von Dokumenten von der Versendung bis zur Bestätigung der Ungültigkeitserklärung wird abgebildet. Die Datenbank ermöglicht so die Einhaltung der Forderungen von Qualitätsmanagement-Normen aller Branchen bzw. die Einhaltung der einschlägigen GMP-Richtlinien.

Mehrsprachigkeit
Das Programm ist derzeit in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Die verwendete Sprache kann vom Administrator unter Erhalt der bereits eingegeben Daten geändert werden. Andere Sprachen sind auf Anfrage verfügbar.




SOP-Verwaltung (Verwaltung von Arbeitsanweisungen):
Eine grundlegende Forderung verschiedener Normen zum Qualitätsmanagement (auch die branchenunabhängige Norm ISO 9001) drückt aus, dass Vorgabedokumente regelmäßig überprüft und aktualisiert werden müssen. Die Dokumente müssen einer Versionsverwaltung unterliegen, die sicher stellt, dass sich nur die gültige Version eines Dokuments im Zugriff der Mitarbeiter befindet, die damit arbeiten. Dazu müssen ungültige Versionen archiviert und neue Versionen freigegeben werden. Anweisungen, die noch in Bearbeitung sind, dürfen niemandem außer den Bearbeitern zugänglich sein.



Die Datenbank gewährleistet jederzeit einen aktuellen überblick über den SOP/Dokumenten-Bestand. Folgende Auswertungen stehen zur Verfügung:


Bestand an gültigen und noch nicht gültigen Arbeitsanweisungen, themensortiert
Gesamtüberblick Arbeitsanweisungen / Dokumente, themensortiert mit allen Versionen (gültigen, noch nicht gültigen und ungültigen)
SOPs mit Versionen, überarbeitungsstatus, Verteiler und Standort des Originals
zur überarbeitung anstehende Arbeitsanweisungen (dabei ist der Ziel-Zeitpunkt beliebig wählbar um die Arbeitsbelastung planen zu können)
SOPs und zugeordnete Personen d.h. wer muss diese SOP aufgrund seiner Rolle(n) in der Firma kennen?


Schulungsverwaltung:
Nach den Qualitätsmanagement- und GMP-Grundsätzen kann nur ausreichend ausgebildetes Personal seine Aufgaben im erforderlichen Umfang erfüllen. Dazu gehört neben der angemessenen Grundausbildung die kontinuierliche Weiterbildung im Betrieb.
Die Datenbank liefert die Grundlage für eine aufgabengerechte und vollständige Schulung in dem sie u.a.


eine übersicht über Personen und deren Aufgabenbereiche (Rollen) gewährleistet
Aufgabenbereiche und diesen zugeordnete Personen und Arbeitsanweisungen / Dokumente aufzeigt
Schulungen dokumentiert und Trainingszertifikate erstellt
den Trainingsbedarf zu einem frei definierbaren Zeitpunkt ermittelt
geplante und durchgeführte Schulungen auflistet
einen raschen überblick über den Erfüllungsgrad der Schulungsanforderungen gibt


Neu in Version 6.1:


Auslieferung der Schulungsdatenbank als Frontend/Backend Lösung.Das Frontend beinhaltet die Programmlogik und das Backend die Daten. Dieses kann auf einem beliebigen (Netz)Laufwerk liegen. Dadurch wird die Datensicherung und das Verteilen von Updates erheblich vereinfacht. Das Verknüpfen des Frontends mit dem Backend erfolgt auf Knopfdruck über integrierte VBA-Routinen.
Integration der elektronischen Unterschrift des Trainers mit CRC32 Prüfsumme. Unterschriebene Schulungen können nicht mehr geändert werden und die Prüfsumme garantiert die Integrität der Schulungsdaten.
Verschlüsselte Ablage des Traininerkennworts in der Tabelle Personen/Mitarbeiter
Kopiermöglichkeit von kompletten Schulungen als Eingabeerleichterung
Druck von Schulungszertifikaten für einen oder für alle Schulungsteilnehmer
Verlaufsanzeige bei rechenintensiven Auswertung
Erweiterte Filtermöglichkeiten
Neue Benutzergruppe: Training Koordinator. Diese Gruppe hat das Recht, alle Auswertungen zu fahren und außerdem Schulungen anzulegen und zu verwalten. Das Recht SOPs, Rollen und Mitarbeiter anzulegen bleibt den Key-Usern vorbehalten.
Neuer Report: Änderungsstatus aller SOPs und Versionen mit Datum, Uhrzeit und Anwender.Dadurch kann, gefiltert nach Datum und SOP, jederzeit nachvollzogen werden, welch er Anwender wann welche Änderungen am Status (gültig, noch nicht gültig, ungültig) vorgenommen hat, bzw. wann und von wem neue SOPs in die Schulungsdatenbank eingepflegt wurden.


Neu in Version 7:


Auslieferung der Schulungsdatenbank ausschließlich in Client/Server Architektur.
Integration eines Recherche-Clients/Frontends für Datenbankbenutzer ohne Editierrechte. Neu integriert in die SchulungsDB 7 wurde ein Recherche-Frontend für Datenbankbenutzer, die lediglich auf die Reports der Schulungsverwaltung Zugriff erhalten sollen, jedoch über keinerlei Editier-Rechte verfügen. In der Datenbank gibt es die Benutzergruppen Administrator, Key-User und Training-Koordinatoren. Startet ein Datenbank-Benutzer das Frontend auf seinem PC und gehört zu keiner dieser Benutzergruppen, öffnet das Programm nach einem entsprechenden Anmeldedialog automatisch das Startformular des Recherche-Frontends. Hier ein Screenshot:


Automatische Datensicherung des Backends. Datensicherheit ist bei Datenbanken mit wichtigen Informationen ein wichtiges Kriterium. Aus diesem Grund wurde in die SchulungsDB 7 eine automatische Backup-Funktion integriert. Diese Funktion lässt sich im Dialog Datenbankanpassungen aktivieren. Ist diese Funktion aktiviert, wird immer dann, wenn der letzte Datenbankbenutzer das Frontend schließt, eine Reorganisation des Backends angestoßen und zusätzliche eine Sicherungskopie der Daten mit Zeitstempel im Unterordner Backup erzeugt. Dieser Ordner wird, falls er nicht existiert, programmgesteuert automatisch im Ordner Backend angelegt.
Alle Reports wurden seit der Version 6.2 komplett überarbeitet, neu formatiert und einige neue hinzugefügt.
Auswertung der Trainingsdefizite nach erfolgten bzw. geplanten Schulungen steuerbar. Im Formular Datenbankanpassungen ist es jetzt möglich, eine Option zu setzen, die darüber entscheidet, ob bei der Auswertung der Trainingsdefizite geplante und erfolgte Schulungen berücksichtigt werden, oder lediglich die Schulungen, die tatsächlich erfolgt und unterschrieben sind. Im ersten Fall gilt ein Mitarbeiter als geschult, wenn er im Rahmen der Schulungsplanung für ein Training erfasst wurde, gleichgültig, ob diese Schulung bereits unterschrieben ist oder nicht. Im zweiten Fall gilt ein Mitarbeiter nur dann als geschult, wenn die Schulung, für die er eingetragen wurde tatsächlich erfolgt, d.h. mit der elektronischen Unterschrift versehen ist.
Die Datenbanknutzung wurde durch nochmals verbesserte Benutzerführung noch sicherer macht.
Die gleichzeitige Benutzung durch mehrere Anwender wurde durch entsprechende Optimierungen noch performanter und flexibler gestaltet.
Zeitkritsche Auswertungen laufen jetzt über stets aktuelle temporäre Tabellen im Client und sind daher sehr viel schneller als bei Zugriff auf die im Netzwerk gespeicherte Datenbank.
Die Tabelle Filtereinstellungen wurde in das Frontend integriert, damit erhält jeder Anwender seine personalisierte Einstiegsmaske.
Die Tabelle "Textdaten" für die Mehrsprachigkeit wurde in das Frontend integriert.
Damit können für jeden Client von einem Administrator personalisierte, abteilungsbezogene Funktionstasten- und Reportbeschriftungen in deutscher und einer zweiten Sprache realisiert werden.

Eine vollständige Beschreibung der Schulungsdatenbank mit all ihren Möglichkeiten, Auswertungen und Funktionen zum Download als PDF finden Sie hier....

Eine Testversion der Datenbank ist verfügbar und wird auf Anfrage per E-Mail verschickt.
Bitte fordern Sie die kostenlos erhältliche Testversion unter der Adresse: manfred.mueller@pharmadvice.de an.


(C) 2010 - Alle Rechte vorbehalten

Diese Seite drucken